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Courrier – Automatisez la gestion de vos flux documentaires entrants et sortants
Courrier est fait pour vous si votre problème est
- ETâches répétitives de tri, numérisation, saisie
- ERetards dans la réponse aux administrés
- EPerte de documents ou classement erroné
- EAbsence de traçabilité sur les délais ou responsables
- EAgents surchargés, manque de visibilité pour le DGS
Solution à votre problème en 5 étapes simples
1. Numérisation centralisée et indexation automatique
Les courriers entrants sont scannés ou injectés via mails/SFTP. DINA lit le contenu et classe automatiquement le document (doléance, demande RH, etc.).
2. Distribution intelligente
Chaque courrier est orienté vers le bon service selon son contenu, sa nature ou son expéditeur. L’agent est notifié automatiquement.
3. Assistance à la réponse
DINA génère des propositions de réponse selon le courrier analysé et l’historique des échanges similaires. L’agent valide ou ajuste le texte.
4. Traçabilité et relance intégrée
Chaque document a un statut, une date de traitement et une durée de conservation. Le DGS peut visualiser les retards ou blocages à tout moment.
5. Classement automatisé
Une fois traité, le courrier est archivé automatiquement dans la GED avec les bonnes métadonnées (expéditeur, thème, date).
Étude de cas : intercommunalité suisse
Avant l’outil, le traitement des courriers entrants mobilisait une personne à temps plein.
1. Réception, tri manuel, saisie, impression, signature manuelle
2. Réponses générées en Word, sans suivi ni archive fiable
Avec la solution Courrier + DINA :
1. Tous les courriers entrants sont injectés automatiquement
2. La reconnaissance du contenu propose le bon agent destinataire
3. Des réponses types sont générées en moins de 30 secondes
4. Chaque étape est tracée, horodatée, archivée
Résultats :
1. Traitement 2 fois plus rapide
2. Réduction des erreurs de tri et des pertes de documents
3. Amélioration de la réactivité aux usagers
4. Suivi facilité pour la direction générale