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Archivage et gestion documentaire –

Structurez, sécurisez et valorisez vos contenus

ARCADE est fait pour vous si votre problème est

  • EClassement non uniforme, arborescences éparpillées
  • EPerte ou oubli de documents
  • ERecherche lente et imprécise
  • EAccès non maîtrisé par profil ou service
  • ERisques réglementaires et perte de temps en contrôle

Solution à votre problème en 6 étapes simples

1. Centralisation documentaire
Arcade GED stocke tous les documents, peu importe leur format ou leur origine (scan, email, application métier), dans un espace unique et structuré.

2. Classement automatisé
Couplé à DINA, chaque document est lu, compris et classé automatiquement dans le bon dossier, sans intervention humaine.

3. Accès sécurisé et personnalisé
Chaque agent accède uniquement à ce qui lui est autorisé, selon son service ou son rôle. Tous les accès sont tracés.

4. Recherche rapide et intelligente
Système de recherche multicritère ou plein texte (type Google) sur l’ensemble des contenus. Filtres combinés par date, type, auteur, thème.

5. Publication conforme via Arcade Portail
Les actes obligatoires (délibérations, arrêtés, décisions) sont publiés en ligne dans un portail responsive, conforme à l’ordonnance n°2021-1310.
Possibilité d’y ajouter démarches, informations publiques, documents budgétaires.

6. Archivage pérenne et contrôlé
Cycle de vie maîtrisé : durée de conservation, purge, transfert vers SAE ou coffre-fort numérique. Conforme RGPD, AI Act, RGI.

Étude de cas : Commune en Suisse romande

Avant Arcade GED, les agents utilisaient des dossiers partagés sans règle commune.

Les documents étaient éparpillés, les doublons fréquents, les erreurs de publication récurrentes.

Avec Arcade GED + Portail :

1. Chaque document est automatiquement classé et archivé

2. Les recherches prennent moins de 5 secondes

3. Les actes sont publiés sans ressaisie sur un portail responsive

4. Le DGS dispose d’un tableau de bord de suivi documentaire

Résultats :

1. Réduction du temps de recherche par 4

2. Suppression des doublons

3. Publication réglementaire assurée sans oubli

4. Conformité RGPD et souveraineté numérique garanties